Informacja dotycząca projektu pn.: „e-Będzin – rozwój cyfrowych usług publicznych”
31 sierpnia 2018 roku zakończyła się realizacja projektu pn.: „e-Będzin – rozwój cyfrowych usług publicznych” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 Działanie 2.1 Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych, oś priorytetowa II. Cyfrowe śląskie.
Głównym celem projektu było wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych w zakresie e-administracji oraz zwiększenie dostępu zarówno obywateli jak i przedsiębiorców do cyfrowych usług publicznych on-line.
Wartość projektu:
Całkowita wartość projektu wynosi 1 462 385,34 zł, dofinansowanie Unii Europejskiej stanowi 85% wydatków kwalifikowalnych, tj. wartość 1 107 823,97 zł.
Okres realizacji projektu: 05.10.2015 r. do 31.08.2018 r.
Projekt pn.: „e-Będzin – rozwój cyfrowych usług publicznych” polegał na dostosowaniu Urzędu Miejskiego w Będzinie do istniejącego zapotrzebowania na innowacyjne rozwiązania związane z rozpowszechnianiem usług i aplikacji dla obywateli w ramach rozwoju społeczeństwa informacyjnego i powszechnego dostępu do cyfrowych usług publicznych. W ramach realizacji projektu Urząd Miejski w Będzinie został wyposażony w niezbędny sprzęt komputerowy, oprogramowanie, urządzenia, a także odpowiednią infrastrukturę informatyczną. W ramach przedsięwzięcia wdrożonych zostało 28 e-usług, dzięki którym interesanci urzędu przy użyciu sieci internet otrzymają dostęp m.in. do wniosków, deklaracji, pism, dokumentów w wersji elektronicznej.
Projekt „e-Będzin – rozwój cyfrowych usług publicznych” zorientowany jest na zapewnienie centrum cyfrowych usług publicznych w Urzędzie Miejskim w Będzinie.
W ramach portalu interesant będzie miał możliwość m.in. wypełnienia formularza on-line na platformach elektronicznych usług publicznych ePUAP i/lub SEKAP, które następnie będzie mógł złożyć drogą elektroniczną w Urzędzie. Dodatkową zaletą rozwiązania będzie możliwość dokonywania płatności elektronicznych za wybrane wierzytelności oraz indywidualne informowanie użytkowników o konieczności dokonania czynności administracyjnych.
Kluczem do innowacyjności rozwiązania obejmującego dedykowany portal jest fakt, że tworzy on warstwę łączącą systemy informatyczne działające wewnątrz urzędu jako organizacji ze światem zewnętrznym czyli interesantami urzędu. Portal w głównej mierze jest integratorem wielu istniejących już rozwiązań i w tym świetle należy go rozpatrywać.
Dzięki takiemu podejściu portal będzie współpracował, integrował i wspierał rozwój:
- Elektronicznych platform usług publicznych na szczeblu krajowym i/lub regionalnym takich jak ePUAP i/lub SEKAP. Portal z jednej strony wykorzystuje do uwierzytelniania się w serwisie profil zaufany gdzie dzięki usłudze oferowanej za pomocą ePUAP – „Single Sign On” użytkownicy mogą uzyskać dostęp do portalu w zakresie swoich informacji spersonalizowanych. Z drugiej strony poprzez odnośniki do wyżej wymienionych platform użytkownik zostanie przekierowany bezpośrednio do konkretnych formularzy umożliwiających mu wykorzystanie niniejszych platform do przesłania informacji dla urzędu. Przykładem takiego działania może być przesłanie formularza deklaracji podatku od nieruchomości osób prawnych stworzonego w ramach projektu i umieszczonego na platformie ePUAP.
- Systemów dziedzinowych działających wewnątrz urzędu. Elektroniczne usługi publiczne, które dostarczają informacje zarówno ogólne czy też spersonalizowane wymagały rozwinięcia funkcjonalności dotychczas użytkowanych systemów, bądź wymiany. Dojrzałe usługi elektroniczne, których wykonanie było założone w projekcie bazują na aktualnych danych przy zapewnieniu bezpieczeństwa i integralności wykorzystywanych informacji. Dla przykładu, usługa polegająca na otrzymaniu przez podatnika informacji o strukturze i wysokości jego podatku od nieruchomości oraz możliwość elektronicznego zapłacenia należności wynikających z tego tytułu wymaga ścisłej współpracy z systemem obsługującym wymiar i księgowość podatku od nieruchomości.
- Sfera zarządzania komunikacją i integracja wewnątrz organizacji. Elektroniczne usługi publiczne zwiększają transparentność danej organizacji jednocześnie podwyższając wymagania, jakie są postawione przed urzędem. Należy pamiętać, że interesant ma dostęp do usług on-line umożliwiających mu niejednokrotnie wgląd w rozwój danej sprawy. Wymaga to zmiany profilu pracy z jednej strony poprzez wprowadzenie rozwiązań pozwalających w sposób automatyczny na obsługę wielu zagadnień np. repozytorium dokumentów dla systemów dziedzinowych pozwalające na dalszą obsługę spływających dokumentów elektronicznych wprost do systemów dziedzinowych, a drugiej strony eliminację tzw. „wąskich gardeł” utrudniających sprawną realizację całej procedury.
- Kontrola zarządcza i bezpieczeństwo informacji. Przy wdrożeniu elektronicznych usług publicznych jedną z kluczowych kwestii było zapewnie bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Dlatego wdrożony system zapewnia bezpieczeństwo zgodnie z zasadami przetwarzania informacji wskazanymi w obowiązujących przepisach. Wdrożone rozwiązania dostarczają informacje tak, aby zgodnie z art. 68.2 ustawy o finansach publicznych, zapewnić skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, a także efektywność i skuteczność przepływu informacji.
Portal działa poprawnie w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych, w tym także na urządzeniach mobilnych (model responsywny stron). Główną cechą portalu zorientowaną na użytkownika jest jego intuicyjność, co zostało osiągnięte m.in. poprzez włączenie przedstawicieli Urzędu w proces projektowania wyglądu rozwiązania. System ma możliwość informowania interesantów Urzędu za pomocą różnych mediów komunikacyjnych począwszy od portalu internetowego, poprzez wiadomości e-mail, wiadomości SMS, a także powiadomienia przez ePUAP i/lub SEKAP.
E-usługi dostępne będą dla wszystkich interesantów, dla których Urząd jest jednostką właściwą przedmiotowo. Warunkiem korzystania z e-usług będzie założenie przez interesanta (np. osobę fizyczną lub przedsiębiorcę) konta na portalu e-usług publicznych. Zakładanie konta będzie automatyczne i nieodpłatne. Interesant posiadający konto będzie posiadał dostęp do wszystkich oferowanych e-usług.
Modułowa i otwarta architektura wdrożonego rozwiązania zapewni możliwość stałego rozwoju systemu zarówno w zakresie dostosowania poszczególnych komponentów/modułów wewnętrznych rozwiązania (np. do zmieniających się przepisów prawa, implementacji nowych wymagań rozwojowych i integracyjnych użytkowników), jak i w zakresie tworzenia i uruchamiania nowych e-usług na portalu.
W ramach projektu zrealizowano następujące zadania przedmiotowe związane z dostawą określonych produktów i usług:
Zadanie 2 – eUsługi w zakresie udostępnienia informacji i regulacji zobowiązań z tytułu PODATKÓW LOKALNYCH.
Zadanie 3 – eUsługi w zakresie udostępnienia informacji i regulacji zobowiązań z tytułu GOSPODARKI ODPADAMI oraz komunikacja z firmami.
Zadanie 4 – eUsługi w zakresie udostępnienia informacji i regulacji zobowiązań w zakresie OPŁAT LOKALNYCH.
Zadanie 5 – eUsługi w zakresie udostępnienia informacji z prowadzonych ewidencji.
Zadanie 6 – eUsługi - możliwość składania elektronicznych formularzy.
Zadanie 7 – eUsługi - udostępnienie informacji w zakresie wykonania budżetu oraz wymiana informacji budżetowo - finansowych między jednostkami organizacyjnymi, a gminą.
Zadanie 8 – eUsługi w zakresie udostępnienia informacji i komunikacji ogólnej z mieszkańcami gminy.
Zadanie 9 – Bezpieczeństwo przetwarzania danych - systemy ANALITYCZNE (wspiera realizację pozostałych e-usług).
Zadanie 10 – GIS - systemy informacji przestrzennej (wspiera realizację pozostałych e-usług).
Zadanie 11 – eUsługi w zakresie zintegrowanego systemu powiadamiania klienta.
Zadanie 12 – e-cmentarz.
Ponadto projekt obejmował prace wdrożeniowe i usługi szkoleniowe kadry Urzędu Miejskiego w Będzinie bezpośrednio związane z powyższymi zadaniami.
Miejscem realizacji projektu była siedziba Urzędu Miejskiego w Będzinie.
Należy podkreślić, iż elektroniczne usługi oferowane w ramach portalu są równoważne co do wykonywanych usług w standardowym trybie, jednakże cały proces będzie się odbywał automatycznie z wykorzystaniem rozwiązań informatycznych bez konieczności wizyty klienta w siedzibie Urzędu. Dla klientów urzędu będzie to oznaczało skrócenie czasu potrzebnego do załatwienia wybranej sprawy wraz z ułatwieniem procedury realizacji całości zagadnienia.
Portal będący centrum usług publicznych będzie udostępniał następujące grupy usług:
- informacje publiczne;
- informacje spersonalizowane przeznaczone dla konkretnych podmiotów i obywateli udostępniane po uwierzytelnieniu.
Wdrożone rozwiązania są zgodne z obowiązującym stanem prawnym, przepisami prawnymi regulującymi działalność samorządu we wszystkich dziedzinach jego funkcjonowania. W szczególności należy podkreślić zgodność z Krajowymi Ramami Interoperacyjności. Ponadto rozwiązania udostępnione dla interesantów cechują się wysoką przyjaznością interfejsu użytkownika, jak również niezależnością technologiczną i geograficzną rozwiązania. Dostarczony portal ma możliwość obsługi za pomocą najpopularniejszych przeglądarek internetowych, a także za pomocą urządzeń mobilnych.
Platforma charakteryzuje się wysoką dostępnością i jest zgodna ze standardami dostępności treści internetowych WCAG 2.0. Ponadto dzięki realizacji projektu stworzono możliwość informowania klientów urzędu za pomocą różnych mediów komunikacyjnych począwszy od portalu internetowego, poprzez wiadomości e-mail, a kończąc na wiadomościach tekstowych przesyłanych na telefon komórkowy. Korzystanie z usług będzie możliwe również poprzez urządzenia mobilne. Wszystko to tworzy nową jakość w zarządzaniu i udostępnianiu elektronicznych usług publicznych dla mieszkańców, podatników i przedsiębiorców uzyskujących usługi ze strony urzędu.
W ramach niniejszego projektu udostępniono:
- 8 usług na poziomie dojrzałości 5 (personalizacja)
-11 usług na poziomie dojrzałości 3 (dwustronna interakcja)
- 9 usług na poziomie dojrzałości 1 (informacja).
W ramach proponowanego rozwiązania Urząd Miejski w Będzinie otrzymał możliwość dostęp do platformy webowej, która umożliwia mieszkańcom otrzymywanie kategoryzowanej informacji również na urządzeniach mobilnych. Powyższe rozwiązanie umożliwia mieszkańcom odbierać informacje, które zostały opracowane i opublikowane przez administratorów systemu niezależnie od miejsca i czasu.
Dzięki realizacji projektu stworzono możliwość informowania klientów urzędu za pomocą różnych mediów komunikacyjnych począwszy od portalu internetowego, poprzez wiadomości e-mail, a kończąc na wiadomościach tekstowych przesyłanych na telefon komórkowy. Korzystanie z usług będzie możliwe również poprzez urządzenia mobilne. Wszystko to tworzy nową jakość w zarządzaniu i udostępnianiu elektronicznych usług publicznych dla mieszkańców, podatników i przedsiębiorców uzyskujących usługi ze strony urzędu.